REGLER FOR PÅMELDINGER OG REFUSJONER
Forutsetningen for all støtte er at man har betalt medlemskontingenten og at man betaler aktivitetsavgiften når den blir fakturert.
Først en liten oppsummering (eller "ting som mange gjør feil som medfører ekstraarbeid for kasserer"):
- Ved påmelding til ritt: Velg betaling med faktura og send deretter fakturaen til 979611552@ebilag.com. Da betales den direkte fra klubben.
- Ikke lim inn andre bilag (kvitteringer osv) inn i skjemaet for reiseregning, de må være separate filer, og de må enten være PDF eller JPG
- Det er ikke nødvendig å legge startkontingenter inn i skjemaet for reiseregning
- Det er ønskelig at excel-filer lagres som PDF, men det er ikke et krav
- Husk å si om en faktura allerede er betalt (slik at du skal ha refusjon) eller om den skal betales av klubben
- Bilag (fakturaer eller kvitteringer) må inneholde sporbar informasjon (navn, dato, tid)
- Vedlagte filer må være fysiske vedlegg og ikke linker til et sted i skyen
Påmelding til ritt
Klubben dekker påmeldingsavgift til såkalte "aktiveritt". Turritt dekkes ikke, med mindre det er satt opp aktive ungdomsklasser. Det er noen unntak, f.eks. Birkebeinerrittet (Ungdomsbirken). Ordinær påmeldingsavgift dekkes, ikke ekstra etteranmeldingsavgift.
Hvis man ikke starter i et ritt hvor man er påmeldt, så skal man opplyse om hvorfor man ikke startet. Hvis man ikke har en god forklaring, så må man dekke påmeldingsavgiften selv.
Hovedregelen er at man melder seg på selv, det er vanligvis ikke noen felles påmelding fra klubben.
Hvis mulig: Velg å betal med faktura.
eQtiming tilbyr betaling med faktura, og det gjør vel de fleste andre også. I fakturaen må det fremgå hvilke(t) ritt det gjelder, og hvem som er påmeldt. Det går helt fint å ha flere utøvere på en og samme faktura, det er bare en fordel faktisk.
Det enkleste er om fakturaen betales av klubben, og da kan fakturaen sendes som vedlegg til 979611552@ebilag.com. Da kommer det rett inn til vårt regnskapssystem, og vi sørger for å fordele kostnaden på rett avdeling før fakturaen blir betalt. NB: Fakturaer fra eQtiming kommer som en link, og dere må da laste ned PDF-en og sende den som vedlegg til adressen nevnt over. Hvis dere bare sender linken, så funker det ikke, vi MÅ ha fakturaen som et vedlegg. Det er KUN vedlegget som tas med, så det er ikke noen vits i å skrive noen tekst i eposten. Det eneste som kommer gjennom er vedlegget og avsenders epost-adresse.
Hvis man har betalt fakturaen selv: Da må PDF-en sendes på epost til tvk@tvk.no, og dere må også fortelle hvilken konto beløpet skal inn på.
Hvis man har betalt med kredittkort: Send kvitteringen (PDF eller JPG) til tvk@tvk.no, og fortell hvilken konto beløpet skal inn på.
Skjema for reiseregning ligger som vedlegg på denne siden, eller den kan lastes ned her: Reiseregning TVK. Her kan man legge inn kostnader for overnatting, kjørte kilometer og evt. bompenger. Beregning av bompenger kan f.eks. gjøres her: https://bompengekalkulator.no/ . Når regnearket er fylt ut så må det lagres som PDF og sendes inn sammen med andre bilag. (Excel-arket er satt opp til at PDF-fila kommer på én side, men vennligst sjekk at det blir riktig. Hvis problem med dette så send Excel-fila.)
Felles middag for utøvere på reiser
På Norgescup-ritt og andre ritt hvor man deltar for TVK, så dekker klubben 1 felles middag for utøverne pr. tur. Forutsetingen er at det er minst 5 utøvere som deltar på middagen. Det er kun utøvernes middag som dekkes (ikke foresatte), og det skal være innen rimelighetens grenser. Drikke dekkes ikke.
Det skal sendes inn én felles kvittering for alle. Dersom kvitteringen også inkluderer foresatte, så må det presiseres hvilke poster/beløp som gjelder utøverne. Bilde av kvitteringen sendes til tvk@tvk.no, og skriv også hvilke utøvere som var med, og hvilket ritt det gjelder.
Bruk gjerne skjemaet for reiseregning, men vi vil ha et eget skjema for slike middager (ikke legg det inn sammen med andre refusjoner)