REGLER FOR PÅMELDINGER OG REFUSJONER

Forutsetningen for all støtte er at man har betalt medlemskontingenten og at man betaler aktivitetsavgiften når den blir fakturert.

 

1. Påmelding til ritt

Klubben dekker påmeldingsavgift til såkalte "aktiveritt". Turritt dekkes ikke, med mindre det er satt opp aktive ungdomsklasser. Det er noen unntak, f.eks. Birkebeinerrittet (Ungdomsbirken). Ordinær påmeldingsavgift dekkes, ikke ekstra etteranmeldingsavgift.

Hvis man ikke starter i et ritt hvor man er påmeldt, så skal opplyse om hvorfor man ikke startet. Hvis man ikke har en god forklaring, så må man dekke påmeldingsavgiften selv. 

Hovedregelen er at man melder seg på selv, det er vanligvis ikke noen felles påmelding fra klubben.

Hvis mulig: Velg å betal med faktura.

eQtiming tilbyr betaling med faktura, og det gjør vel de fleste andre også. I fakturaen må det fremgå hvilke(t) ritt det gjelder, og hvem som er påmeldt. Det går helt fint å ha flere utøvere på en og samme faktura, det er bare en fordel faktisk.

Det enkleste er om fakturaen betales av klubben, og da kan fakturaen sendes som vedlegg til 979611552@ebilag.com. Da kommer det rett inn til vårt regnskapssystem, og vi sørger for å fordele kostnaden på rett avdeling før fakturaen blir betalt.

NB: Fakturaer fra eQtiming kommer som en link, og dere må da laste ned PDF-en og sende den som vedlegg til adressen nevnt over. Hvis dere bare sender linken, så funker det ikke, vi MÅ ha fakturaen som et vedlegg. Det er KUN vedlegget som tas med, så det er ikke noen vits i å skrive noen tekst i eposten. Det eneste som kommer gjennom er vedlegget og avsenders epost-adresse.

Hvis man har betalt fakturaen selv: Da må den sendes på epost til tvk@tvk.no, og dere må også fortelle hvilken konto beløpet skal inn på.

Hvis man har betalt med kredittkort: Send kvitteringen til tvk@tvk.no, og fortell hvilken konto beløpet skal inn på.

 

2. Reiserefusjoner
TVK tar konsekvensen av at de fleste Norgescup-ritt foregår på Østlandet. Våre utøvere får derfor høyere kostnader enn utøvere fra mange andre klubber. Styret har derfor vedtatt at utøvere fra 13 år og opp t.o.m. 19 år som deltar på ritt hvor det er lang reisevei (i praksis sør for Dovre eller nord for Steinkjer), får dekket inntil kr 2.000 pr ritt, og maks 10.000 pr sesong totalt.
Kostnader som dekkes er overnatting (f.eks. hotell) og transport (f.eks egen bil). 
Kostnadene skal være reelle, dvs. dersom man bor gratis hos slektninger og har haiket med noen andre uten å betale, så har man heller ikke krav på noen refusjon.

Utgiftene skal dokumenteres med fakturaer eller kvitteringer, og det må framgå at kostnadene knytter seg til det aktuelle arrangement (f.eks. med dato på hotellkvitteringer, navn på flybillett osv). Kjøring med egen bil dekkes med kr 3,50 pr km. Men rammen pr. reise pr. utøver er 2.000,-, og dersom f.eks hotellregningen er høyere enn det, så trenger man ikke sende inn bilag på reisekostnaden (og omvendt). 

Skjema for reiseregning ligger som vedlegg på denne siden, eller den kan lastes ned her: Reiseregning TVK. Her kan man legge inn kostnader for overnatting, kjørte kilometer og evt. bompenger. Beregning av bompenger kan f.eks. gjøres her: https://bompengekalkulator.no/ .  Når regnearket er fylt ut så må det lagres som PDF og sendes inn sammen med andre bilag. (Excel-arket er satt opp til at PDF-fila kommer på én side, men vennligst sjekk at det blir riktig.)

Alle fakturaer (hotell osv) betales av den enkelte, og bilagene samles og sendes pr. epost til tvk@tvk.no. Husk å oppgi ditt kontonummer for refusjon.

 

3. Felles middag for utøvere på reiser

På Norgescup-ritt og andre ritt hvor man deltar for TVK, så dekker klubben 1 felles middag for utøverne pr. tur. Forutsetingen er at det er minst 5 utøvere som deltar på middagen. Det er kun utøvernes middag som dekkes (ikke foresatte), og det skal være innen rimelighetens grenser. Drikke dekkes ikke. 

Det skal sendes inn én felles kvittering for alle. Dersom kvitteringen også inkluderer foresatte, så må det presiseres hvilke poster/beløp som gjelder utøverne. Bilde av kvitteringen sendes til tvk@tvk.no, og skriv også hvilke utøvere som var med, og hvilket ritt det gjelder.